クリサナ

My Experience in Secretary Job

Posted on: January 3, 2010

SECRETARY

S-Sense
E-Efficiency
C-Courage
R-Responsibility
E-Energy
T-Technique
A-Active
R-Rich
Y-Youth

นายคาดหวังอะไรจากเลขา?Sun

1  Service Mind สำคัญมากมาย ( คิดว่านายคือลูกค้า คะ ) ถ้าลูกค้าประสงค์อะไร ก็ควรจัดให้ตามความเหมาะสม 
2  ความรู้ ความรับผิดชอบงานของนาย
3  การทำงานที่มีแบบแผน ( 1-10 )
4  เข้าใจคำพูด ( อานนี้ต้องเกิดจากการสังเกต+ ระยะเวลา นะคะ)
5  สามารถบริหารเวลาของตัวเองและนาย 

6  มีความคิดสร้างสรรค์ ( จากการศึกษาหาความรู้รอบตัว รอบโต๊ะ อิอิ สมัยเรียนทามบ่อย )
7  เป็นแหล่งข้อมูลที่ดี ( ถูกต้อง และแม่นยำ คะ )
8  เป็นนางงาม ( หรือนางฟ้า ) ( มีจิตใจเมตตา ช่วยเหลือ เต็มใจทำงาน ) ถึงแม้บางอย่างจะดูไม่อยากทำก็ตาม เหอๆๆๆๆๆ
9  บริหารงานเอกสาร อย่างมีประสิทธิภาพ การจัดเก็บเอกสาร การลำดับเอกสาร ความสำคัญ
10 ระวังอารมณ์  ควรแสดงออกอย่างเหมาะสม
11 ซี่อสัตย์
12 ใฝ่รู้ข้อเท็จจริง ( ไม่ใช่เรื่องของคนอื่นน๊า )


เลขาที่ล้มเหลว Sun
1 นำเรื่องส่วนตัวและงานมาปนกัน
2 พูดมาก
3 ใจน้อย ขี้หงุดหงิด โมโหง่าย
4 ขาดความมั่นใจ ขี้อาย
5 ทำงานประจำอย่างเดียว
6 ชอบคุยงานผิดกาละเทศะ นินทา
7 ถกเถียงเรื่องไีร้สาระ
8 ปกปิดความผิดตนเอง

งานเลขานุการแบ่งเป็นSun
1 งานประจำ เช่น โทรศัพท์ จดหมาย สำนักงาน
2 งานอำนวยความสะดวก เช่น ต้อนรับ จัดประชุม ประสานงาน
3 งานส่้วนตัวเจ้านาย
4 งานสร้างภาพพจน์ เช่น การปกป้องและเสริมภาพลักษณ์ การแก้ความเข้าใจผิด

การบริหารเวลา ( สำคัญสุดเลย )Sun
เพราะ เป็นการป้องการป้องกันการแทรกแซงจากคนอื่นต่อนาย  และหลีกเลี่ยงความสับสนในกรณีต้องรับหลายงาน
ในเวลาเดียวกัน

การใช้เวลาตามหลักบริหารเวลาSun
– งานใดบ้างที่จะมอบหมายให้ผู้ใต้บังคับบัญชาของท่านทำแทนได้ ( อานนี้เราตัดออก อ่ะ เพราะหัวเดียวกระเทียมลีบ )
อาศัยวิงวอน ขอร้องเพื่อนบ้าน
– งานใดบ้างที่ทำซ้ำโดยไม่จำเป็น
– งานใดบ้างที่จะทำวิธีอื่นได้ดีกว่า
– ท่านทำงานที่สมควรทำ ในเวลาที่ถูกต้องรึเปล่า
– ท่านป้องกันการขัดจังหวะอย่างไร
– ท่านมีการประชุมโดยไม่จำเป็นหรือไม่ ( อานนี้เราก็ไม่มีอ่ะ )
– ท่านติดต่อสื่อสารกับผู้อื่นได้ดีเพียงใด ( อานนี้ต้องเรียนการสื่อสาร และ ตรรกะ )
– ท่านเคยทำกิจกรรมเพื่อประหยัดเวลา ระหว่างการรอคอยหรือไม่ = ระหว่างรอนายประุชุม จงรับโกยงานเก่าให้ราบ

การจัดลำดับตามลักษณะงานSun
1 งานต้องทำ
– สำคัญและเร่งด่วน
– ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
– สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
2 งานควรทำ
– งานเสริม
– งานแทรก
3 งานน่าทำ
– งานสร้างสีสันชีวิต

กฎเหล็กในการบริหารเวลาตนเองSun
1 วางแผนการทำงานในแต่ละวัน
2 ทำแต่งานที่สำคัญ และเป็นงานด่วน
3 บริหารเวลาการใช้โทรศัพท์ ( เคยเจอแระ คุยข้ามวันเรย )
4 บริหารเวลากัลเส้นทางในการทำงาน
5 อย่าทำตัวเป็นคนสมบูรณ์แบบ
6 อย่าเกรงใจที่จะกล่าวคำปฎิเสธ
7 อะไรที่ไม่ได้ประโยชน์ต่อตัวเอง และนาย ตัดมันออกไป
8 บริหารเอกสารในแฟ้มของตน
9 บริหารลูกค้าของตน ( ต้องคำนึงถึงผู้รับประโยชน์จากเรา )
10 ใช้สมาธิในการปฎิบัติ

 

ประเภทของงานที่ต้องวางแผนคือ
1  งานที่มีปัญหา
2  งานที่ต้องปรับปรุง
3  งานที่สำคัญ ยุ่งยาก ซับซ้อน
4  งานใหม่
5  งานโครงการ
 
แนะนำ GANTT CHART และ PDCA ช่วยได้เยอะจ้า
 
งานนัดหมาย
ข้อควรปฎิบัติในการนัดหมาย
1 ต้องมีตารางกำหนดการนัดหมายของเจ้านาย
2 ต้องรักษาเวลาการนัดหมาย
3 ต้องเตือนเจ้านายเมื่อใกล้ถึงเวลานัดเสมอ
4 ต้องโรศัพท์ไปถามเพื่อเป้นการยืนยันการนัดหมายที่เจ้านายจะออกเดินไป ( ควรโทรก่อนล่วงหน้า 1 วันจะดีก่า )
5 หากมีการเปลี่ยนการนัดหมายต้องรีบแจ้งเจ้านายและลูกค้าอย่างรีบด่วน
6 ต้องจัดบริการความสะดวก 
7 ต้องสุภาพอ่อนโยนทั้งกิริยาและวาจาต่อทุกคนที่เข้ามาติดต่อ ( Service Mind )
8 Update phonebook
9 ต้องบริการ อาหาร เครื่องดิ่ม ตามกาละเทศะ ( คำนึงถึงความสำคัญ สถานการณ์ และอายุ )
 
รายละเอียดการจดบันทึกการนัดหมาย ( หลัก 5 W1H ) what when where why who +How
1 Who’s make the appointment
2 What’s the subject
3 Where
4 When + Time
5 การแต่งกาย แต่งอย่างไร
6 มีผู้รับเชิญไปร่วมงานประมาณใด
7 Why
8 หมายเลขโทรศัพท์ที่จะติดต่อกลับ
 
Tips
1 ไม่ควรนัดหมายในวันจันทร์ ( เว้นแต่นายขอ ) เพราะวันจันทร์เป็นวันที่ยุ่งๆๆๆๆๆ
2 อย่านัดวันแรกของวันที่นายกลับมาจากเดินทาง
3 อย่านัดในวันที่ประชุมใหญ่เสร็จ
4 หลีกเลี่ยงการนัดประชุมสำคัญ 2 นัดไล่เลี่ยกัน
5 อย่านัดเวลาใกล้เลิกงาน
6 นัดหมายแต่ละครั้งควรเว้นช่วงเวลาไว้ 10-15 นาที
7 ควรเผื่อเวลาไว้สำหรับเซ็นต์งานประจำ
8 ห้ามนัดหมายซ้ำซ้อน
9 ทุกอย่างยีดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้ ตามนายจ้า🙂
 
การประสานงาน ( ที่บริษัทฯ เริ่มจะเป็นประสานงาแระ )
ยึดหลัก 5 น ( ตามที่ไปอบรมมา )
1 นุ่มนวล ( เก็บอารมณ์ ใจเย็น ) ไม่ช่ายเก็บกดนะ
2 หนักแน่น
3 แนบเนียน
4 แน่นอน
5 นอบน้อม
 
ประชุม
วัตถุประสงค์ของการประชุม
1 ข่าวสาร
2 แก้ปัญหา
3 ตัดสินใจ
4 ฝึกอบรม
5 ระดมความคิด
 
กระบวนการจัดการประชุม พิจารณาว่าสมควรจะจัดประชุมหรือไม่
การเตรียมการประชุม
1 การจัดทำงบประมาณ
2 การเลือกเวลาประชุม
3 การจัดระเบียบวาระการประชุม
4 การจัดเตรียมเอกสารการประชุม
5 การจัดทำหนังสือเชิญประชุม
6 การต้อนรับและการจัดเลี้ยง
7 การจัดเตรียมสถานที่ประชุม
8 การเตรียมอุปกรณ์และโสตทัศนูปกรณ์
9 การจดบันทึกการประชุม
 
 
การประเมินการประชุม
1 วัตถุประสงค์เหมาะสม
2 การเตรียมการประชุม
3 การดำเนินการประชุม
4 ข้อเสนอแนะ
 
งานสารบัญในสำนักงานแย่งออกเป็น
1 การรับเอกสาร
2 การปิดผนึกซองเอกสาร
3 การปฎิบัติงานเกี่ยวกับจดหมายออก
4 การส่งจดหมายหรือเอกสาร
5 การเก็บหนังสือเอกสาร
6 การรักษาหนังสือเอกสาร
7 การทำลายเอกสาร
 
ขั้นตอนการเก็บเอกสาร
1 การตรวจ (ควรเก็บหรือไม่ )
2 การบำรุงรักษา (ซ่อมแซม )
3 การทำดัชนีหรือการลงรหัส
4 การทำใบอ้างอิง ( อยู่ในแฟ้มใด )
5 การนำเอกสารเข้าแฟ้ม ( ก่อนต้องอยู่ด้านล่าง )
6 การเก้บแฟ้มเข้าตู้เอกสาร
 
วิธีการเก็บเอกสาร
1 การเก็บเอกสารตามลำดับตัวอักษร
2 การเก็บตามตัวเลข
3 การเก็บตามชื่อเรื่อง ( ลำดับตัวอักษร )
4 การเก็บตามภูมิศาสตร์ ( เรียงตามชื่อหน่วยงาน )

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s


Categories

%d bloggers like this: